前回はPDCAを回すための仕組みについてお伝えしました。
まだの方PDCAを回すための仕組みを先に確認してください。
フレームが自分を動かす
ノートを作る前の覚えておきたいことそれはフレームです。
フレームは物事を整理する際に使われる思考の型と理解されております。
人は良くも悪くもフレームという枠（ルールに）縛られているのです。
人は日常的に行っている行動はフレームによって動いている、考えなくても無意識にやっています。
以前にもお伝えした「トイレがおわったら手を洗う」これもフレームです。
フレームが用意されていると、いちいち考えることなく自然と体が動きます。
無駄なことを考えずにすぐに行動に移せる、人間にとって何も考えずにいつもの通りにできることが一番楽なのです。
PDCA ノートもこのフレームを最大限に活用していきます。
PDCAの前にGをつける
Gというのは「ゴール」目標となります。
目標が見えなてないものを実現するのがとても難しいです。
何のためにPDCAを回そうとしているのか？ハッキリさせることが目標達成に必要です。
目標そのものがはっきりと目で見えており、今何をしているかや今の状態がイメージ出来ているのか。
目標を掲示した上でメンバー全員で共有することがとても大切です。
ゴールのないPDCAは必ず方向性を見失います。
PDCAノートを作る前の準備
・A4サイズ以上のノート
・ペン
以上の２つになります。
なぜA４サイズ以上のなのノートなのかというと思考を整理して、行動や結果を記録し気づきの改善策を生み出すには大きなスペースがあった方か良いからです。
わずかなスペースに書いてしまうと思考も狭くなってしまいます。
読み返したり回し続けたりすることを考えたら、最初からPDCA専用ノートを作った方のが効率的になります。
コピー用紙やなにかの裏紙に書くのはNGです。
方眼ノートは３〜５ミリ幅の線が入ってあり他のノートにはないメリットもあります。
・ノートが綺麗に書ける
・フレームが作りやすい
・情報の整理がしやすく振り返り時は見やすい
ノートはただ書けば良いということではありません。
そのフレームを整理して落とし込んでいくことでPDCAの本当の成果につながります。
PDCAノートフレームの作り方
まずはノートを横に置き一番上から５センチくらいのところに水平の線を引きます。
その下が４等分になるように３本の垂直の線を引いてください。
一番上の枠はタイトルやゴールを記入箇所
下に行き左の枠から、plan→DO→Check→Actionの頭文字をとったアルファベットを記入してください。
これがPDCAノートのフレームです。
PDCAノートと一言でいっても、さまざまな使い方ができるノートなんです。
PDCAノートの種類
デイリーノート・目標達成ノート・プロジェクトノート・商談ノートそのほかにもたくさんあります。
全てのPDCAノートの基本となるのがデイリーPDCAノートです。
デイリーPDCAノートの使い方をご紹介いたします。
デイリーPDCAノート
まず最初に取り掛からないといけないのが目標を設定で、ノートの一番上の本日の目標を設定しましょう。
デイリーノートなので日付と目標を記入してください。
P「計画」フレームの書き方
Pフレームの左端に時間軸を書き予定の記入していきます。
予定ではないが予測される出来事もあれば記入する。
時間軸は自分が使いやすい時間単位で記入しても構いません。
Pを記入する時はまずは自分の予定（やりたいこと）を記入していきます。
ここでポイントで必ず開始時間と終わり時間を記入することメリハリつけましょう。
メリハリがなければ計画は達成できません。
終わらなければどこの時間を使って作業ができるのかを考えましょう。
計画とは相手の都合ばかり記入しがちと思いますが、自分の予定も記入することで隙間時間がみつかりその時間をどのように有効に使っていくかも考えられますので自分の予定もしっかりと記入していきます。
１日の予定を書くのは大変だと思いますが、視覚化することで頭の中の整理が出来て効率よく業務がおこなえたり予定の変更もしやすいのでおすすめします。
D「実行」フレームの書き方
計画に対して実行したことや起こった事実を記入します。
Dがしっかり書けていれば現状もしっかりと把握できていることになります。
事実は次のステップの評価するために重要な資料となる。
Dには現状把握ともう１つ意味があり、それは計画と現実のギャップを把握するためです。
現実とのギャップが見えたときにはじめて気づきが生まれ改善策へとつながっていきます。
行動したらすぐに記入する、まとめて書こうとしない。
・予定通りにできたのか？
・計画とのズレはなかったか？
・どのようにやったのか？
・結果はどうだったか？
想定されたないことなどが発生していたらそれも記入する。
自分の解釈を書いてはいけません、何をして何が起きたのかという事実だけを書いてください。
C「評価・気づき」のフレーム書き方
評価・気づきを書くときは事実を踏まえて、自分視点で気づきを書いていきましょう。
行動に対してうまくいった理由やうまくいかなかった原因、次はこのようにしたらよいかもしれないといった気づきを書きます。
問題解決していきたことに対して気づきが発見できることが一番重要になります。
例
計画通りに進んだ、〇〇について△△してことがよかった。違うことにことにも使えそう！
このように自分視点で気づいたことをどんどん記入していきます。
どんな些細なことでもよいので箇条書きで書きましう。
A「改善策」フレームの書き方
改善策のフレーム作成は気づきから次の行動するときの計画を考えていきます。
問題があった箇所を解決するために行動・評価を踏まえて次はどのような行動をしたら良いのかを考える作業です。
計画をそもそもを大幅に変更するべきか、微調整で済むのか？など検討します。
ここでは仮説で考えていき、計画と現実とのギャップを知り何度も繰り替えしていくことで改善してくけば良いのです。
アイディアに行き詰まったら他の視点で考えてみましょう。
一番やってはいけないのが何もしなかたっり、行動をやめてしますことです。
一人で考えるのではなく、誰かに相談したりネットで調べたり本を読んだりしてさまざまな視点で見てみることが大切。
思いがけないところから解決策がでてくるかもしれません。
PDCAノート作る方法 まとめ
PDCAノートの作る方法についてお伝えしました。
フレームをしっかりと作ることでやることを明確にし、やる人も迷わず行動ができます。
あとは行動あるのみ、計画→実行→評価・気づき→改善策を繰り返すことが大切になります。
