PDCA最終回なります
1回目でPDCAサイクルを回すための仕組み
2回目ではPDCAノート作る方法
3回目ではPDCAを確実に回す方法についてお伝えしていきます。
全てはゴールで決まる
「４月までに資格取得」
「８月までに−６キロダイエットする」
「朝５時に起きて６時半まで朝活、画像編集スキルアップ」
数値化して具体的な目標にすることでゴールは明確になります。
目標が定まったら、そこに向かうまでの道のりを考えることが計画となります。
予定通りに仕事が進まない理由
１日の計画を立ててそれを達成することが目的ではありません。
計画を立てても予定通りに進まなくて嫌になったことはありませんか？
いちいち悩んだり不安になることはありません。
PDCAは試行錯誤するためのフレームワークを続けていく上で何度も改善していけば良いのです。
悩んだり、不安になる時間があるならPDCAを続けていきましょう。
何度改善を行ってもうまくいかない、と言う方が多くおられます。
１番の理由は、予定になかった突然の仕事が増えたこと。
突発的な予定、仕事や会議が入り時間を消費してしますことで自分の予定が崩れてしまう。
こういった経験は誰にでもあるはずです。
この問題を解決するには、計画に時間設定を設けることです。
時間というフレームを作り「始める時間」「終わる時間」を決めること。
時間のフレームを用意することでその時間内で終わらせるにはどのうにしたら良いのかを考えて実行します。
時間に終わらせるにはどのようにしたら良いのか？
それは基本的なこと以外に時間を割く必要はない。
仕事を１００点満点でしている人はどれだけいますか？
仕事において本質的なことを押さえていれば７割から８割の完成度で進めても問題はありません。
残りの２〜３割は指摘された時に考えれば良いです。
最初は時間の配分があまく時間がオーバーすることが多くあります。
その際に需要な考え方は、計画する時に時間を少し余裕を持たせて設定をすることです。
時間に余裕をもたせて計画すると、何か突発的な仕事がきた時でも予定をあまり変更せずにできます。
計画時は事前に時間を多めに計画することで急な仕事が来た時でも対応が可能です。
記憶に頼るのではなく、記録に残す
PDCAで一番大切なことは、「行動」で行動が目に見える形で残っていることは現状の把握ができるということです。
計画とのギャップが見えるから、気づきもあるし改善策を考えることができます。
記録された行動がくっきりとした事実であればあるほど、そこからの気づきは高い精度のものになります。
そこで大切なのが、どんな事実を書き残すかです。
行動は自分が行った事実をそのまま記入します。
自分視点の言葉が入っている場合は気づきになりますのでCheckへ記入してください。
PDCAノートを続けるコツ
PDCAノートを続けられない人は「計画通りに事が進まなかったこと」を失敗と捉えているからです。
PDCAノートは続けるられている人は、「計画通りに進まなかった」を気づきとい改善策が生まれるチャンスとして捉えてます。
PDCAを回している限り、本来的な意味で失敗でなくすべて成長するためのチャンス。
成長する前の自分と、成長したあとの自分とのギャップをしっかりと確認できるか！
日々のノートに、できたという事実、気づきを得たこと、学んだことを書き残すことで成長したと認識することができます。
できないことを考えても結果がついてくることはありません。
どうやったらできるか、どこからなら簡単にできるのか？
小さなことでも良いのでできることを見つけて前に進んでいきましょう。
チェック項目を明確にしているか
計画と行動のギャップを把握しそこからの評価・気づきを見つける。
評価するときのポイントは最初からチェック項目が決まっていることです。
何をチェックすればよいのかを最初から設定しておくことで、行動も明確になるし、チェックもブレずにすることができます。
改善策作り方ポイント
改善策が実行できなくPDCAが回せてなく行き詰まることがあります。
改善策を作るときの考え方のポイントは１つだけ。
それは「行動をしている自分が想像できるか」
タスクを見て、聞いて自分が行動しているシーンがイメージできるのであればそれは行動に移せます。
しかし、それがイメージできない場合は間違いなく行動に移せません。
改善策を作るときは、まず自分か改善策をしているイメージができるかを考えてから作くるのです。
やることを限定する
PDCAを回す上で、「やることを増やそうとしない」ことが重要です。
気づきからだされた改善策は多く出てきます。
たくさんの改善策の中から選ぶことになりますが、PDCAを続けていくと改善策だらけになっていることがある。
すべての改善策を行動に移すのはとても時間がかかる作業になって、すぐに簡単できることとは程遠くなってしまいます。
当然PDCAは止まってしまう…、それでは意味がありません。
同時に改善策を回すことができるならそれが一番ですが、複数同時では難しい場合は１つ１つ改善策を消化していった方のが効果の確認ができます。
改善策には今までや策をやめるという選択肢もあります。
毎回やっていたけど何のためになっているのかやめても影響が少ないと思われる改善策はやめるという選択もあります。
意外にもやめても今までと変わらなかったということもあるので試してみる価値もあります。
PDCAを確実の回す方法 まとめ
PDCAを回すにはゴールを明確にして、メンバー全員で共有するための仕組み作りがとても大切になります。
誰が見てもわかるシステム、簡単ですぐにできることが長く続けられるコツになります。
PDCAは試行錯誤しながら無駄や課題を改善してくこと。
無駄をなくしシンプルにするそれがPDCAを続けていくために必要な考え方です。
